PPU – Upaya penataan administrasi pemerintahan terus dilakukan Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU). Salah satunya melalui pemusnahan arsip lama yang telah habis masa simpan, sebanyak 21.006 dokumen periode 2005–2014.
Pemusnahan arsip tersebut dilaksanakan di Lantai I Kantor Setkab PPU, Kamis (5/2/2026), sebagai tindak lanjut rekomendasi resmi hasil penilaian kearsipan.
Asisten III Administrasi Umum Setda PPU, Ainie, menjelaskan bahwa pembenahan tata kelola arsip sebenarnya telah dimulai sejak 2024 melalui koordinasi dengan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
Menurutnya, seluruh dokumen yang dimusnahkan telah melalui tahapan pendataan, penilaian, serta verifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.
“Pemusnahan arsip harus melalui proses seleksi, penilaian, dan verifikasi yang ketat,” jelasnya.
Ia menegaskan, arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi, hukum, maupun sejarah.
Sementara itu, Kepala Bagian Umum Setda PPU, Alam Prawira Negara, menyebut pemusnahan arsip menjadi bagian penting dari penataan sistem administrasi di lingkungan Sekretariat Daerah.
Ia menjelaskan, proses pemusnahan arsip periode 2005–2014 telah dimulai sejak Desember 2025 dengan melibatkan sembilan bagian di Setda PPU. “Semoga kegiatan ini bisa terus mendapat dukungan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU sebagai pembina kearsipan daerah,” katanya.
Dukungan tersebut disampaikan pula oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU yang diwakili Kepala Bidang Kearsipan, Sulaiman. Ia mengapresiasi kerja panitia penyeleksi arsip, tim verifikasi, dan tim penilai hingga terbitnya rekomendasi Bupati sebagai dasar hukum pemusnahan arsip.
“Arsip merupakan rekaman seluruh aktivitas pemerintahan, baik dalam bentuk konvensional maupun elektronik, yang menjadi bagian dari pertanggungjawaban kinerja instansi,” jelasnya.
Menurutnya, arsip yang telah habis masa simpannya memang wajib dimusnahkan melalui proses penilaian sesuai ketentuan perundang-undangan. Sementara arsip permanen dapat dititipkan ke Lembaga Kearsipan Daerah dengan prosedur khusus.
Bahkan, tingkat digitalisasi arsip di lingkungan pemerintahan masih di bawah 10 persen, meskipun Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) telah berjalan sejak 2018. Berdasarkan evaluasi 2024, Kabupaten PPU berada di peringkat ke-9 dari 10 kabupaten/kota di Kalimantan Timur dalam penerapan digitalisasi pemerintahan.
“Saat ini, sistem kearsipan pemerintahan tengah bertransisi dari konvensional ke digital, namun implementasinya masih terbatas,” tutupnya.
Penyunting: Robbi Lalat
