TENGGARONG – Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara terus memperkuat tata kelola arsip di lingkungan pemerintah daerah. Dari proses penciptaan hingga penyimpanan arsip statis, semua dijalankan secara berjenjang dan sistematis melalui peran aktif Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus).
Plt. Kepala Diarpus Kukar, Rinda Desianti, menjelaskan bahwa setiap OPD memiliki tanggung jawab sebagai pencipta arsip. Hal ini mencakup seluruh kegiatan administratif dan dokumen perencanaan yang dihasilkan setiap hari, termasuk surat menyurat, laporan kegiatan, notulen rapat, hingga dokumen periodik seperti Rencana Kerja Anggaran (RKA) tahunan dan Rencana Strategis (Renstra) lima tahunan.
“Pencipta arsip itu OPD. Mereka setiap hari melakukan proses penciptaan. Tidak ada arsip yang tidak dibuat, mulai dari surat, laporan, rapat, hingga dokumen perencanaan,” ungkap Rinda pada kegiatan serah terima arsip inaktif, Jumat (11/7/2025).
Setelah diciptakan, arsip tersebut dikelola lebih lanjut oleh unit pengelola arsip di masing-masing OPD, yang disebut record center. Untuk arsip yang sudah tidak aktif, proses selanjutnya adalah penyerahan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di bawah naungan Diarpus.
“Di Kukar, LKD kami kelola di dua lokasi, satu di kantor utama dan satu lagi di Bukit Biru,” tambahnya.
Arsip yang memiliki nilai guna sejarah, disebut arsip statis, disimpan di depo arsip sebagai bentuk pelestarian jangka panjang. Penataan arsip seperti ini dinilai penting agar dokumen penting tetap terlindungi dan mudah diakses saat dibutuhkan untuk keperluan riset, hukum, maupun administratif.
Langkah-langkah ini merupakan bagian dari komitmen Pemkab Kukar dalam menjaga kualitas pengelolaan arsip dan mempertahankan prestasi Kukar di bidang kearsipan nasional. (adv)
Editor: Robbi
