PPU – UPTD Perlindungan Perempuan dan Anak (PPA) Penajam Paser Utara (PPU) mengutamakan perlindungan data korban dengan menerapkan sistem kearsipan digital. Melalui Sistem Informasi Online Perlindungan Perempuan dan Anak (Simfoni PPA).
Kepala UPTD PPA PPU, Hidayah, menjelaskan bahwa, arsip yang berisi dokumen penting. Terutama yang terkait dengan kasus kekerasan terhadap perempuan dan anak, disimpan dengan sangat hati-hati.
“Kami juga menyimpan di dalam arsip khusus untuk UPTD PPA di komputer yang menggunakan sistem keamanan kunci setiap arsipnya. Yang boleh membuka dan mengetahui kuncinya ini hanya beberapa staf di UPTD PPA, jadi tidak sembarangan,” ungkapnya baru-baru ini.
Jadi, setiap ada kasus kekerasan terhadap anak, dokumen-dokumen identitas korban tidak diserahkan secara sembarangan. Pun arsip yang berisi dokumen-dokumen identitas korban, tidak diberikan sembarangan kecuali untuk kebutuhan penyelidikan.
“Misalnya, kita hanya memberikan arsip yang bentuknya deskriptif dan dokumentasi gambar. Tidak ada yang mengetahui kecuali petugas yang bersangkutan,” jelasnya.
Juga terkait dengan arsip-arsip yang mengandung foto yang bersifat rahasia terkait bukti kekerasan, UPTD PPA mengambil pendekatan serius. Hal itu untuk memudahkan pencarian kasus-kasus yang sedang ditangani namun tetap menjaga keamanannya.
“Arsip-arsip itu kita menyimpannya per kasus, sehingga dengan memadukan sistem kearsipan digital dan manual mempermudah kita mencari kasus-kasus yang sedang ditangani namun tetap aman,” tuturnya.
Meski telah menerapkan sistem kearsipan digital, Hidayah juga mengakui adanya keterbatasan, terutama terkait ruang penyimpanan. “Sebenarnya, kita membutuhkan juga ruangan khusus arsip untuk menyimpan data-data krusial ini, namun sementara ini belum punya. Harapan nanti kalau punya kantor sendiri yang lebih luas, ruang kearsipan itu tersedia untuk menyimpan bank data,” pungkasnya. (ADV/RM)
