PPU – Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) Penajam paser Utara (PPU) mendukung penerapan sistem kearsipan digital. Sebab, permasalahan kearsipan manual yang diterapkan pihaknya kurang efisien.
Kepala DP3AP2KB PPU, Chairur Rozikin mengungkapkan tengah menghadapi tantangan dalam sistem kearsipan yang masih mengandalkan metode manual. Ia juga mengakui bahwa gudang arsip mereka sudah tidak lagi memadai untuk menampung jumlah dokumen yang setiap harinya terus bertambah.
“Sistem kearsipan di DP3AP2KB ini masih lebih ke arah manual, karena juga belum diterapkan sistem digitalnya. Sementara gudang arsip Kami sudah tidak muat lagi,” ujarnya, baru-baru ini.
Maka dari itu, sambungnya, ia mendukung adanya penerapan sistem digital, salah satunya yakni dalam bentuk aplikasi. “Memang harus mencari jalan keluar untuk tidak terjadi penumpukan arsip,” imbuhnya.
Kemudian, masalah utama yang dihadapi adalah penumpukan berkas. Membuat proses tugas dan pelaporan menjadi lebih lambat dan rumit. Chairur menekankan perlunya penggunaan teknologi digital untuk menyederhanakan proses dan meminimalkan pemborosan kertas.
Sebagai solusi, ia mencontohkan penggunaan sistem baru yang memungkinkan pengarsipan perjalanan dinas hanya dengan satu lembar kertas. Metode ini dinilainya jauh lebih efisien dari sisi ruangan.
“Selama ini berkas-berkas perjalanan dinas masing-masing pegawai itu harus satu-satu, ada sistem baru sekarang yang hanya menggunakan satu lembar kertas. Itu sudah sangat terasa untuk menyingkat baik itu pekerjaan maupun penghematan kertas dan ruang dari segi kearsipan. Apalagi kalau sistem digital,” tutupnya. (ADV/SBK)
